Privacy voorwaarden

25 MEI 2018

BYZONDER INTERIEUR B.V.

OOSTEINDERWEG 14

1687 PL  WOGNUM

Artikel 1: taken Step1.

Step1 heeft de volgende inhoudelijk taken, voor zover van belang voor de persoonsregistratie:

1. het geven van opdrachten betrokken partijen zoals beschreven in de Algemene Voorwaarden.

2. het in dienst nemen/hebben van personeel.

Artikel 2: doel en gebruik van de registratie.

 Het doel van de registratie is:

1. het mogelijk maken van het uitvoeren van de taken, zoals genoemd in artikel 1.

2. het voeren van een personeelsbeleid.

3. de gegevens worden gebruikt voor het bevorderen van de kwaliteit van de uitvoering binnen de organisatie van Step1

4. vastleggen van gegevens voor een verantwoorde bedrijfsvoering en continuïteit BYZ.

Artikel 3: de geregistreerde.

1. Registratie vindt plaats  bij overeenkomsten tussen Step1. en betrokken wederpartij.

2. De registratie wordt gevoerd op naam van de wederpartij zoals deze  staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel met daarbij adresgegevens, telefoonnummer, emailadressen en de hoofdverantwoordelijke, tenzij dit bedrijf een andere contactpersoon aanwijst, dan zal daarvan de naam worden vermeld. Personeel wordt geregistreerd zoals zij zijn vermeld in het bevolkingsregister met daarbij adresgegevens, telefoonnummer en emailadressen, alsmede het BSN-nummer.

Artikel 4: opname van persoonsgegevens.

1. er is een geautomatiseerde registratie, waarin opgenomen worden de gegevens zoals   vermeld in de formulieren die door wederpartij worden verstrekt.

2. er is een dossier waarin slechts die gegevens opgenomen en bewaard worden, die van belang zijn voor de uitvoering van de taken van BYZ  en het doel van de registratie.

Artikel 5: verwijdering, vernietiging en bewaartermijnen van dossiergegevens.

1. na beëindiging van de bemoeienis worden de gegevens ondergebracht in een geautomatiseerd en beveiligd archief. Het dossier wordt vernietigd als de wettelijke bewaartermijn verstreken is.

2. gegevens worden enkel verstrekt indien noodzakelijk voor een vervolgtraject.

3. rechtstreekse toegang tot de archiefregistratie hebben slechts de ondernemer en ondersteuner hiervan. Meubelmakers hebben deels toegang.

4. uit het archief worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder toestemming van de geregistreerde of een wettelijke vertegenwoordiger, tenzij de wet anders voorschrijft.

Artikel 6: verstrekking van gegevens aan derden

1. degene die belast is met uitvoeren van taken zal aan anderen dan de wederpartij geen inlichtingen over deze verstrekken, dan wel inzage geven in of afschriften van de bescheiden verstrekken, dan met toestemming van de wederpartij.

2. onder "anderen dan de wederpartij” zijn begrepen dienst wettelijke vertegenwoordigers, indien wederpartij nog geen 18 jaar is, alsmede als de wederpartij 18 jaar of ouder is, doch niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van belangen ter zake.

3. persoonsgegevens van de wederpartij en overige geregistreerde die voldoende zelfstandigheid bezitten worden niet zonder toestemming aan derden verstrekt tenzij dit een verstrekking betreft:

- die voortvloeit uit het doel van de registratie
- krachtens wettelijk voorschrift
- krachtens rechterlijk bevel.

4. persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die nog in bewerking zijn worden niet aan derden verstrekt.

5. ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens van geregistreerde worden verstrekt. Slechts de eigenaar van BYZ kan hieromtrent beslissen.

Artikel 7: beheer.

BYZ treft maatregelen ter beveiliging van de gegevens tegen onjuist gebruik, onbevoegd kennisnemen, diefstal of andere calamiteiten door middel van:

- het correct afsluiten van de ruimte waarin het papieren dossier is opgeslagen (kantoor op slot   of  iemand van BYZ aanwezig).

- het beveiligingen van het digitale dossier door middel van een professioneel beveiligde omgeving in de Cloud met daarin een wachtwoord alleen bekend bij de door BYZ  geautoriseerde personen

Toegang wordt verleend aan:

-  Directeur/eigenaar van Step1.

- Administratie ondersteuner van directeur/eigenaar

Wederpartij krijgt inzage in zijn/haar dossier door middel van het indienen van een verzoek via email waarbij een legitimatiebewijs is toegevoegd. De gevraagde informatie wordt middels een retourmail verstrekt. Op verzoek van wederpartij zullen persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij deze de wettelijke bewaartermijn nog niet hebben overschreden.

Artikel 8: klachten.

Klachten omtrent de uitvoering van dit reglement, kunnen door geregistreerde ingediend worden bij directeur/eigenaar van Step1 de heer H.W. Jongejan.

Artikel 9: Slotbepaling

1. dit reglement treedt in werking op 25 mei 2018.

2. wijziging of aanvulling van het reglement vindt slechts plaats met inachtneming van de door wetgever gestelde regels.

3. BYZ draagt zorg voor het informeren van deelnemers en cliënten over de inhoud van dit privacyreglement en de eventuele wijzigingen hierop.

Versie 1.0. Aldus opgemaakt op 25 mei 2018.